Как и зачем организовать workflow в компании

В период глобальной цифровизации передовые компании стараются автоматизировать свои бизнес-процессы по максимуму, и в первую очередь это касается ежедневной рутины. Для упрощения и ускорения таких бизнес-процессов или их частей и существует автоматизация workflow.

Технология «потока работ» применима к операциям, которые сотрудники совершают каждый день и у которых есть четкая структура. Если бизнес-процесс простой и движется по одному и тому же пути, его можно автоматизировать с помощью workflow систем. Это может быть оплата счета, закуп товара, обработка входящего обращения от клиента. Для этих задач существует несколько этапов решения с выделенными ответственными, а алгоритм принятия решений можно структурировать.

Для того, чтобы оплатить счет, менеджер должен создать в системе документ, согласовать его с руководителем, отправить на оплату бухгалтеру. Тот, в свою очередь, передает счет финансовому директору, который принимает решение об оплате в зависимости от наличия свободных денежных средств на счете, лимита бюджета и других факторов. Только после этого счет можно оплачивать, а в это время менеджер тормошит финансовую службу, когда уже будет платежка.

Приведенный пример – еще не самый сложный и запутанный. Такие сложности – норма для бизнеса, еще не открывшего для себя автоматизацию workflow и ее плюсы. Оплаты счетов затягиваются, потому что согласование и переписка ведутся через электронную почту или корпоративный мессенджер, сообщения теряются, сотрудникам приходится звонить друг другу, чтобы убедиться, что письмо получено и находится в работе. А если участник цепочки заболеет или окажется вне зоны доступа, приходится по крупицам собирать уже полученную информацию и заново запускать процесс.

Панацеей от «потеряшек» и форс-мажоров стала организация workflow в компании и ее отображение в программах. ИТ-решения сразу подстроились под новые правила. Теперь ответственные сотрудники получают задачу в системе, которую они должны проверить и согласовать либо отправить назад для исправления ошибок. Благодаря автоматизации workflow инициатор задачи знает, на каком этапе находится созданный им документ. Маршрут бизнес-процесса или его части в большинстве программ представлен в виде графической блок-схемы. Ответственные работники и руководители контролируют поток работ workflow и могут проследить, на каком этапе чаще всего происходят задержки и кто из участников цепочки реально тормозит процесс. Временные лимиты отслеживает и сама система. Просроченные задачи выделяются, инициируют всплывающие окна с напоминаниями или информируют инициатора о проблеме.

При выстроенной организации workflow в компании сотрудникам уже не страшно отсутствие или недоступность нужных коллег – в программе зафиксированы договоренности и согласования, и любой замещающий работник быстро войдет в курс дела.

При настройке алгоритмов в программе важно помнить, что автоматизация workflow не происходит по щелчку пальцев и на проработку жизнеспособных схем тоже нужно выделить время. Несмотря на то, что автоматизировать по технологии workflow можно только те бизнес-процессы, которые выделены и структурированы, перенос структуры в настройки системы требует участия всех ответственных сотрудников и руководящего состава.

Не советуем «мудрить» со схемами и неоправданно перегружать их. Это чревато сбоями и образованием слабых мест в процессах, и тогда толку от workflow в бизнесе будет столько же, сколько от согласований и переписок по электронной почте.

Управление потоками работ workflow - один из первых этапов автоматизации, потому что технология касается действий, не требующих творчества и ежедневно отнимающих время у сотрудников. Вместо контроля задач и постоянных напоминаний о них коллегам работники уделяют внимание более важным обязанностям, которые напрямую влияют на развитие компании.

Вывод делаем один: workflow – необходимый минимум для автоматизации в бизнесе рутинных процессов. Поэтому в программах Forward Telecom вы найдете нужный функционал для переноса технологии в корпоративную систему.